หลายคนอาจคิดว่าโปรแกรม Microsoft office ที่อยู่ในคอมพวกเราของอย่าง Excel จะทำได้แค่ตารางคำนวณตัวเลขเท่านั้น แต่ในความจริงแล้ว โปรแกรมที่เราใช้แถบทุกวันนี้ยังสามารถทำอะไรได้อีกมาก ไม่ว่าจะเกี่ยวกับเรื่องงาน เรื่องส่วนตัว หรือแค่เรื่องสนุก โดยเว็บไซต์ Goskill.com บริษัทที่เปิดอบรมออนไลน์ทักษะการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ ได้รวบรวมเอาไว้ถึง 21 ข้อ แล้วคุณจะรู้ว่า Excel ทำอะไรได้หลายอย่างมากกว่าที่คุณคิดไว้
- การคำนวณตัวเลข (Calculating)
แน่นอนว่าโดยพื้นฐานของ Excel แล้ว มีไว้เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้งานในการคำนวณข้อมูลตัวเลขที่ต้องใช้สูตรมากมายได้อย่างง่ายดาย เพียงคุณป้อนตัวเลขเข้าไปโปรแกรม Excel ก็จะคำนวณคำตอบออกมาด้วยความแม่นยำ
- การทำบัญชี (Accounting)
บริษัทกว่า 89% ต่างใช้ประโยชน์จาก Excel มาช่วยงานบัญชีของตนให้สะดวกขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนงบประมาณ การคาดการณ์ตัวเลข ติดตามเรื่องค่าใช้จ่าย รายงานทางการเงิน และอื่นๆ อีกมากมาย โดย Excel มีแบบฟอร์มตารางหลายแบบมาให้ผู้ใช้งานเลือกใช้ตามความเหมาะสมกับงานตัวเอง
- การสร้างแผนภูมิ (Charting)
ถ้าคุณกำลังมองหาวิธีนำเสนอข้อมูลจากตัวเลขให้สามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น Excel สามารถมาช่วยแปรงตัวเลขเหล่านี้ให้กลายมาเป็นแผนภูมิรูปแบบต่างๆ ที่สวยงามได้ ไม่ว่าจะเป็นแผนภูมิวงกลม (Pie charts) แผนภูมิกระจาย (Scatter Chart) แผนภูมิเส้น (line charts) แผนภูมิแท่ง (Bar charts) แผนภูมิพื้นที่ (Area charts) และแผนภูมิคอลัมน์ (Column charts)
- การติดตามสินค้าคงคลัง (Inventory tracking)
บางครั้งการติดตามรายการสินค้าคงคลัง หรือสินค้าต่างๆ ที่เก็บไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินงาน ทั้งการผลิต การขาย หรือดำเนินงานอื่นๆ อาจสร้างเรื่องปวดหัวให้กับบริษัทได้ แต่โชคดีที่ Excel สามารถช่วยให้บรรดาพนักงาน เจ้าของธุรกิจ หรือแม้ตัวคุณเอง สามารถจัดการสินค้าคงคลังได้ก่อนที่ปัญหาใหญ่ๆ จะเกิดขึ้น
- ปฏิทินและตารางงาน (Calendars and schedules)
คุณคงคาดไม่ถึงว่า Excel สามารถทำให้คุณทำปฏิทินวางแผนการใช้ชีวิตได้ ทั้งแผนการเผยแพร่เนื้อหาลงในบล็อกหรือเว็บไซต์ วางแผนการสอนในชั้นเรียน ตารางการลาหยุดของเพื่อนร่วมงาน รวมทั้งตารางชีวิตประจำวันของคุณไม่ก็ครอบครัว
- จัดผังที่นั่ง (Seating charts)
โปรแกรม Excel สามารถมาปัดเป่าปัญหาการจัดที่นั่งของคุณได้ ด้วยการการจัดที่นั่งจากตารางผู้ตอบรับเข้าร่วมงาน เพียงเท่านี้ก็จะทำให้ช่วงการนั่งรับประทานอาหารกลางวันในงานของบริษัทจนถึงงานแต่งงานเรียบร้อยด้วยดี
- วางแผนเป้าหมาย (Goal planning worksheet)
ผู้ใช้งานโปรแกรม Excel สามารถจัดแผนการดำเนินงานใดๆ ให้สำเร็จตามเป้าหมายตั้งไว้ได้ ไม่ว่างานนั้นจะเป็นเป้าหมายในการงานอาชีพ หรือแม้กระทั่งการลดน้ำหนัก
- สร้างแบบจำลอง (Mock-ups)
Excel อาจไม่ใช่เครื่องมือแรกๆ ที่คุณจะใช้ในงานออกแบบ แต่เชื่อหรือไม่ว่า คุณสามารถใช้เครื่องมือในโปรแกรมนี้มาสร้างแบบจำลองอย่างการออกแบบโครงร่างของเว็บไซต์ได้
- รายชื่อสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ (Task list)
บอกลาการทำรายชื่อสิ่งที่ต้องทำในแบบเดิมๆ ได้เลย เมื่อ Excel มาช่วยให้คุณสามารถติดตามงานที่ค้างไว้และผลักดันให้งานเดินหน้าจนสำเร็จลุล่วงได้
- เช็คลิสต์ (Checklist)
คล้ายๆ กับข้อ 9 ผู้ใช้งานสามารถสร้างเช็คลิสต์ของที่คุณต้องซื้อในห้างว่าซื้อครบแล้วหรือยัง หรือแม้กระทั่งรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับงานสำคัญที่จะเกิดขึ้น
- แผนภูมิสำหรับการจัดการกับโปรเจคงานต่างๆ (Project management charts)
จากจุดแข็งของโปรแกรม Excel ที่เราสามารถนำมาสร้างแผนภูมิที่มีประสิทธิภาพได้นั้น ทำให้เจ้าของโปรเจคงานต่างๆ สามารถนำการสร้างแผนภูมิมาปรับใช้กับงานตนเองได้ เพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินการลุล่วงได้ตามที่วางแผนไว้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างแผนภูมิแบบน้ำตก (Waterfall charts) ที่มักนิยมใช้สำหรับงานด้านการเงิน ที่จะแสดงข้อมูลที่มีค่าตั้งต้นและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วง จนถึงกันบันบอร์ด (Kanban Board) ซึ่งมาช่วยให้เรารู้ว่าช่วงนี้เราควรโฟกัสงานอะไรบ้าง
- ทำตารางเวลา (Time logs)
พวกเรารู้อยู่แล้วว่า การบริหารจัดการเวลานับเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งต่อชีวิตและผลิตภาพในการทำงาน ดังนั้น Excel จึงผลิตเครื่องมือหนึ่งในโปรแกรมเพื่อใช้ในการบริหารจัดการกับคิวต่างๆ ของคุณในแต่ละวันให้เกิดประโยชน์สูงสุด
- สร้างแบบสอบถาม (Forms)
นับเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่คุณจะสามารถสร้างแบบฟอร์มแบบสอบถามได้ ไล่ตั้งแต่แบบง่ายๆ ไปจนถึงแบบที่ซับซ้อน
- แบบทดสอบ (Quizzes)
คุณอยากทดสอบความรู้กับคนอื่นหรือไม่ ถ้าอยาก Excel สามารถสร้างแบบฟอร์มของแบบทดสอบให้อยู่ในแผ่นงานหนึ่งหน้าได้
- การบริหารจัดการความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างบริษัทกับลูกค้า (CRM)
การบริหารจัดการความสัมพันธ์จะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น เมื่อ Excel สามารถมาช่วยคุณบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ตามที่คุณต้องการได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆทั้งสิ้น
- รายชื่อส่งจดหมาย (Mailing list)
ข้อมูลไม่จำเป็นต้องเป็นแค่ตัวเลขเท่านั้น โดย Excel สามารถมาจัดการกับถังข้อมูลเกี่ยวกับชื่อและที่อยู่สำหรับการเชื้อเชิญผู้คนมากมายมาร่วมงานเลี้ยงวันหยุด หรือแคมเปญใหญ่ๆ ได้ และสามารถช่วยให้พิมพ์ชื่อและที่อยู่ลงบนซองจดหมายได้อย่างง่ายดาย
- บันทึกเรื่องราวในอดีต (Historical logs)
ไม่ว่าคุณอยากจะเก็บข้อมูลคราฟท์เบียร์ที่คุณเคยดื่ม หรืองานที่ทำสำเร็จไปแล้ว โปรแกรม Excel สามารถมาช่วยคุณบันทึกเรื่องราวที่คุณทำไปในอดีตให้เป็นระเบียบได้
- เล่นซูโดกุ(Sudoku puzzles)
คุณสามารถฝึกสมองด้วยการให้ Excel สร้างเกมปริศนาตัวเลขอย่างซูโดกุได้ ศึกษาวิธิสร้างได้ที่ Link นี้เลย
- จับกลุ่มคำ (Word cloud)
Excel สามารถให้ผู้ใช้งานนำข้อมูลในโปรแกรมมาประมวลผลของคำที่มีมากที่สุดไปถึงน้อยที่สุดออกมาเป็นการจับกลุ่มคำ (Word cloud) ได้
- สร้างงานศิลปะและแอนิเมชัน (Art and animations)
นับว่าเป็นสิ่งที่อยู่เหนือความคาดหมายอยู่เหมือนกันที่ Excel สามารถสร้างงานศิลปะได้ ไล่ตั้งแต่ภาพคนด้วยการใช้จุดพิกเซลจนถึงแอนิเมชัน
- วางแผนท่องเที่ยว (Trip planner)
เพื่อให้มั่นใจได้ว่าแผนการท่องเที่ยวในวันหยุดของคุณครบถ้วน Excel ก็ช่วยคุณได้ด้วยแผนการท่องเที่ยวฉบับพกพาสะดวก และคุณจะไม่พลาดสถานที่สำคัญและที่สำคัญการบริหารจัดการเงินในกระเป๋าจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น!
ที่มา: https://www.goskills.com/Excel/Articles/Uses-of-Excel-in-business
