Podcast รายการ Business Daily ของบีบีซี ทำการศึกษาเรื่องการประชุม พบว่ายิ่งนานวัน คนเราก็ต้องพบกับการประชุมมากขึ้นเรื่อยๆ ศาสตราจารย์โจเซฟ อัลเลน จากมหาวิทยาลัยยูท่าห์ บอกว่าจากการสำรวจในสหรัฐอเมริกา มีการประชุมมากถึงวันละ 55 ล้านครั้ง และสำหรับพนักงานระดับผู้จัดการ ผลวิจัยชี้ว่าจะต้องใช้เวลาของการทำงานเกี่ยวกับการประชุมมากถึงร้อยละ 75
ยิ่งประชุมบ่อย งานยิ่งเพิ่ม
นักวิจัยจากมหาวิทยาลัยมัลโมในสวีเดน แพทริค ฮอลล์ ยืนยันว่าทั่วโลกมีปัญหาการประชุมมากขึ้น เขาศึกษาว่าทำไมยุคนี้ถึงมีการประชุมมากนัก “ปัจจุบันมนุษย์ต้องการความมั่นใจว่าปัญหาทุกอย่างถูกจัดการแล้ว การประชุมนั้นแท้จริงแล้วช่วยเรื่องความมั่นคงทางอารมณ์มากกว่าการได้แก้ปัญหาจริงๆ”
“ยิ่งมีการประชุมมาก ก็ต้องนัดประชุมเพิ่มขึ้นไปอีก เพื่อจัดการปัญหาที่ค้นพบระหว่างที่กำลังประชุมกันอยู่” แพทริคอธิบาย พร้อมบอกว่าการประชุมแทบจะกลายเป็นกิจกรรมเยียวยาความรู้สึก มากกว่ากิจกรรมเพื่อบรรลุเป้าหมายการทำงาน
แต่ละประเทศ มีแนวทางการประชุมที่แตกต่างกัน
แพทริคเล่าว่าปัญหาอย่างหนึ่งของการประชุมในสวีเดน คือความพยายามให้ทุกคนมีส่วนร่วม จนบางทีมากเกินไป เพราะใช่ว่าทุกปัญหาจำเป็นต้องใช้คนทั้งทีมในการช่วยคิดหรือช่วยทำ แต่อาจจะใช้ไม่กี่คนก็ได้
แต่การประชุมในประเทศแถบเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ก็จะมีเอกลักษณ์ที่แตกต่างไป รีเบ็กก้า เฮนช์เค่ ผู้สื่อข่าวบีบีซีที่เคยทำงานที่อินโดนีเซียมานานกว่า 13 ปีบอกว่าชนชั้น และความอาวุโส เป็นเรื่องสำคัญมากๆ ในอินโดนีเซีย และเธอยังสังเกตเห็นถึงพฤติกรรมการประชุมในอินโดนีเซียว่าจะหลีกเลี่ยงการเผชิญหน้าอย่างมากที่สุด
“บ่อยครั้งที่การประชุม จะเกี่ยวกับเรื่องผลประโยชน์ การเจรจาต่อรองเพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดของทั้งสองฝ่าย แต่ในอินโดนีเซีย ผู้เข้าประชุมจะเกรงใจ และเลี่ยงการพูดตรงๆ ถึงความต้องการของตนเอง และใช้วิธีการพูดอ้อมๆ ซึ่งแม้จะได้คำตอบ แต่ก็กินเวลานานมาก” รีเบ็กก้า อธิบาย
“ทุกครั้งที่มีการประชุมจะต้องมีการแนะนำตัวทุกคน ทุกฝ่าย แม้ว่าทุกคนจะรู้จักกันอยู่แล้วก็ตาม” เธอเสริมว่าการมาสาย 30-45 นาทียังเป็นเรื่องปกติอีกด้วย
เจฟฟ์ เบซอส ผู้ก่อตั้ง Amazon ตั้งกฎ “สองพิซซ่า” ในเรื่องเวลาการประชุมว่า “ถ้าผู้ร่วมประชุมมีมากจนพิซซ่าสองถาดเอาไม่อยู่ แปลว่ามีคนมากเกินไปแล้ว” หลักคิดนี้ของเบซอสตั้งใจสะท้อนว่ายิ่งคนน้อยการประชุมก็จะยิ่งเกิดผลที่สุด หรือหลายบริษัทก็ออกกฎให้ยืนประชุม เพื่อลดความสบาย และสร้างความกระตือรือร้นให้ได้มากที่สุด
การมาให้ตรงเวลา เป็นเรื่องสำคัญของการประชุม
ได้พบปะเพื่อนร่วมงาน – ข้อดีของการประชุม
ศาสตราจารย์โจเซฟ อัลเลน บอกถึงข้อดีของการประชุมว่ามันเป็นโอกาสที่ทุกคนจะได้เรียนรู้ ทั้งเรียนรู้วัฒนธรรมองค์กร วิธีการที่พนักงานแต่ละคนสื่อสารกัน ใครรับฟังใคร ใครเคารพใคร หรือเป็นเจ้านายใครอยู่ เราสามารถเรียนรู้ระหว่างการประชุม โดยที่ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้นำประชุมได้ ขอเพียงแค่เข้าประชุมก็พอ
โจเซฟ ยังย้ำด้วยว่าการให้ความเคารพต่อเวลาถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากเกี่ยวกับการประชุม เพราะทุกคนต่างมีภาระของตนเอง เขายังบอกด้วยว่าเมื่อมีใครมาประชุมสายแม้จะแค่ 5-10 นาที แต่คนที่มาตรงเวลาก็จะเสียความรู้สึก และการประชุมนั้นๆ ก็จะลดประสิทธิภาพลงไปมากแล้ว
อีกหนึ่งจุดที่จะช่วยตัดการประชุมที่ไม่จำเป็น และทำให้การประชุมแต่ละครั้งมีประสิทธิภาพคือการตรวจสอบว่าที่เรียกประชุมแต่ละครั้งๆ นั้นจำเป็นต้องประชุมจริงๆ หรือไม่ เพราะบางครั้งแค่อีเมล หรือโทรศัพท์หากันไม่กี่คน ก็สามารถจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นได้แล้ว
